A execução do Planejamento Orçamentário é um processo crucial no sistema organizacional de toda a empresa. A atividade de planejar é uma tarefa importante no cenário organizacional, sendo uma ferramenta de gestão com processo de análise rigoroso, detalhista e preciso, que busca eliminar os impactos negativos que possam afetar o caixa e, por que não, a continuidade do negócio. O planejamento deve envolver todos os setores e departamentos da empresa, exigindo constante análise por parte dos gestores, devendo ser uma atividade contínua, e focada nas atividades que resultem em alto nível de consumo ou geração de caixa.
Essa ferramenta não existe a partir do porte da empresa, mas é tratada como inerente a todos negócios, sejam eles Pequenas e Médias Empresas (PME) ou empresas de grande porte. Sua necessidade é primária, sendo altamente recomenda desde a idealização da empresa, no ato da elaboração do plano de negócio, assim como nos planejamentos anuais, sustentado por estudos e projeções dos cenários macros e microeconômicos, assim como de situações que resultem na geração ou consumo de caixa da empresa.
A IMPORTANCIA DO ORÇAMENTO EMPRESÁRIAL:
O entendimento dos números empresariais passa pela análise do que se realizou (contabilidade societária) e projeções do que será realizado (orçamento e fluxo de caixa), de forma a entender os cenários em que a empresa poderá estar inserida. Portanto, é um importante subsídio e deve ser tratada como uma das principais ferramentas para a tomada de decisão dos gestores, diretores e presidência. Nesse formato, os setores de controladoria, financeiro, contabilidade e de orçamento, no mínimo, têm um papel de trabalho conjunto fundamental no acompanhamento orçamentário mensal, periodicidade ideal para acompanhamento do executado (contabilidade e financeiro) em relação ao orçado (orçamento e fluxo de caixa).
Neste ano de 2022, em meados de setembro e outubro, inicia-se o processo de planejamento orçamentário para 2023. Nessa perspectiva, muitos fatores macroeconômicos podem gerar dúvidas nos gestores, face ao cenário de eleições estabelecida, polarização e projeções de indicadores econômicos em exercícios subsequentes. Dimensionar esses fatores em números elevam a importância do orçamento empresarial, preparando os gestores de forma adequada, estabelecendo os objetivos para o ano planejado e os eventuais custos envolvidos para sua execução.
É crucial a definição do preço com base nos custos diretos e indiretos, sejam eles fixos ou variáveis, vinculados a operação ou não. A consolidação desse cenário tem como pratica um plano orçamentário que delimita os resultados que podem ser alcançados, não só na operação (receitas e despesas diretamente vinculadas ao objeto social), mas também na análise do impacto que os investimentos e financiamentos podem ter no cenário projetado em relação a operação.
COMO ELABORAR UM ORÇAMENTO
O processo de elaboração de um orçamento deve ser feito de maneira cuidadosa, sendo a departamentalização dos custos um dos processos mais utilizados em grandes empresas. Entender como e onde são gastos os recursos acumulados e gerados durante o exercício pode mostrar o trabalho a ser construído em busca da eficiência da empresa na gestão dos recursos, projetando adequadamente quanto produzir no ano para custear o negócio e, por fim, remunerar devidamente os sócios e acionistas.
Nesse formato, precisamos entender como construir e entender o orçamento.
1. Devemos trabalhar o orçamento subdivido em dois cenários:
• Orçamento realizado com base no conceito competência, isto é, a relação de gastos (investimentos, custos e despesas) e receitas (faturamento), onde ambos, para fins de registro de realização orçamentária, independem da entrada ou saída de recurso após sua realização;
• Orçamento realizado com base no conceito caixa, isto é, a relação de gastos (Investimentos, custos, despesas e financiamentos) e receitas (operacional, investimentos e financiamentos) que envolvem efetivamente a entrada e saída de recursos, demonstrada em fluxo de caixa;
• São cenários que se complementam e revelam necessidades pontuais ou de grande importância para a execução do exercício planejado.
2. Estabelecer a estrutura do Plano Orçamentário:
• Cada negócio precisa ter um plano objetivo e que represente adequadamente o negócio. O plano deve guardar similaridade com o plano contábil para o processo comparativo do orçamento (valores orçados no plano orçamentário) x contabilidade (valores realizados no plano contábil);
• Subdividir o plano em: operacional, referente a movimentação de receitas e despesas vinculadas ao resultado (demonstração do resultado do exercício); investimentos, referente a investimentos realizados para maximização do processo de produção e/ou vendas de ativos adquiridos e alienados; financiamentos, referente aos dispêndios financeiros decorridos de captação de recursos externos e/ou remuneração aos sócios e acionistas;
3. Departamentalizar os gastos:
• Centros de custo: são as menores unidades de custo atribuído. Em regra geral, devem estar de acordo com o Organograma da empresa, segregando áreas ou setores com característica similares ou sinérgicas;
• Rotinas e custos: controlar o custo envolvido em cada setor de acordo com as rotinas e atividades executadas, conforme descrito nos planos de ações e projetos;
4. Projetar o Faturamento:
Devemos entender que o orçamento não deve ser obrigatoriamente um retrato específico de projeção de lucro ou superávit. Não se trata de uma regra definida, sendo o orçamento uma amostra do que pode ocorrer em determinado período projetado, podendo ser uma amostra de Lucro ou Prejuízo.
Como supracitado, a elaboração do orçamento competência e o orçamento do fluxo de caixa pode revelar uma empresa superavitária, porém com consumo de caixa, ou uma empresa deficitária com geração de caixa. Isso mostra a necessidade de caminhar com os dois cenários de forma a entender os resultados econômicos (demonstração de resultado do exercício) e financeiro (fluxo de caixa).
Nesse formato, a projeção de receita ou faturamento deve considerar os seguintes aspectos:
• Potencial capacidade de produção do empreendimento;
• Utilização de metodologias de custeio (cálculo de preço de venda e margem de contribuição);
• O custo necessário para geração de receita;
A soma desses fatores na elaboração do orçamento empresarial permitirá ao gestor análises abrangentes sobre as ações necessárias para que os resultados da empresa possam ser maximizado, buscando soluções internas e externas, como ferramentas para otimização dos resultados ou criação de oportunidades de negócio afim de minimizar os gastos existentes.
